Die Digitalisierung des organisierten Breitensports in Nordrhein-Westfalen zu unterstützen und die digitale Infrastruktur der Sportvereine zu optimieren – das waren die Ziele der Fördermaßnahme „Digitalisierung gemeinnütziger Sporteinrichtungen in NRW“, die 2023 über das REACT-EU-Förderprogramm der Europäischen Union in ganz NRW Sportvereinen vielfältige Investitionen in ihre IT-Struktur ermöglichten.

Um eine möglichst effektive Verwendung der bereitgestellten Fördermittel zu gewährleisten, beteiligten sich im Kreis Coesfeld – organisiert über den Kreissportbund Coesfeld e.V. – 25 Vereine und Organisationen an einer überregionalen Einkaufsgemeinschaft. Das Start-up sportstaetten.digital stand in diesem Prozess als Organisator dieser Einkaufsgemeinschaft verschiedenen Sportbünden und im weiteren Projektverlauf über 150 Sportvereinen mit Rat und Tat zur Seite, um eine schnelle und reibungslose Umsetzung der Maßnahme zu ermöglichen. Keine kleine Aufgabe, denn der Umsetzungszeitraum für die Beschaffung war – auch aufgrund einer möglichen zweiten Investitionsrunde – knapp bemessen.

Die Vorteile und Ziele der Einkaufsgemeinschaft wurden zu Beginn den Vereinen in verschiedenen Präsentationen und Meetings durch den Kreissportbund und die beiden sportstaetten.digital-Geschäftsführer Marcel Johne und Marcus Eichhorn vermittelt: Kostenersparnis durch Bündelung der Bestellungen, effektive Auswahl durch die Ermittlung des konkreten Bedarfs und der Kompatibilität einzelner Bausteine sowie reibungslose Abläufe und Ressourcenschonung bei den Vereinen wie beim KSB durch gesteuerte Prozesse und individuelle Beratung.

Jonas Elpers, KSB Coesfeld e.V., zeigt sich sehr zufrieden mit der Kooperation: „Die Zusammenarbeit mit sportstaetten.digital hat für uns und die Vereine echte Mehrwerte geschaffen. Das Team ist äußerst kompetent, immer freundlich und arbeitet schnell und zuverlässig. Sie haben uns im Rahmen des Förderprojekts viel Arbeit abgenommen und stehen bei jeglichen Fragen kurzfristig zur Seite.“

Um den Vereinen die Auswahl möglicher Investitionen zu vereinfachen, stellte sportstaetten.digital eine grobe Einkaufsliste mit gängigen Bauteilen der IT-Infrastruktur zusammen – von Laptops bis Netzwerkkomponenten über Beamer oder Konferenztechnik bis hin zu benötigten Kleinteilen wie Kabeln und Adaptern.

„Die Einkaufsliste war für viele Vereine eine echte Vereinfachung. Über sie mussten die Verantwortlichen nur noch den Einsatzzweck der gewünschten Hardware bestimmen, z.B. ob ein Laptop zu einfachen Bürotätigkeiten oder anspruchsvollen Graphikarbeiten verwendet werden soll. Und dann bekamen sie das passende Gerät, das zudem noch kompatibel zur restlichen Hardware war“, beschreibt Marcel Johne, sportstaetten.digital den zentralen Mehrwert des gemeinschaftlichen Vorgehens.

Natürlich war es nicht immer so einfach, die passende Hardware zusammenzustellen, deshalb standen auch die Telefone kurze Zeit vor Abgabetermin nicht mehr still. „Die Vereine machten regen Gebrauch von dem Beratungsangebot, dass wir gemeinsam mit dem KSB zur Verfügung stellten. Aber so konnte sichergestellt werden, dass wir mit den Bestellungen den echten Bedarf trafen und haben diesen auch gerne durch individuelle Wünsche, die unsere Vorauswahl nicht abdeckte, ergänzt“, erläutert Marcel Johne weiter.

Aber auch die anderen angekündigten Ziele der Einkaufsgemeinschaft konnten erreicht werden. „ Mit der gebündelten Anfrage konnten wir bei unseren Partnern für die teilnehmenden Vereine und Organisationen gute Preise verhandeln. Aber vor allem haben wir sie dabei unterstützt Fehlkäufe, zum Beispiel aufgrund von technischer Inkompatibilität oder falsch eingeschätzter Leistungsmerkmale, zu verhindern. Dadurch wurde nicht nur das Fördergeld effizient eingesetzt, es fand auch eine erste Qualitätskontrolle statt“, ergänzt Marcus Eichhorn.

Und wenn es im Rahmen dieser Bestellungen doch einmal zu Problemen mit der Auslieferung oder dem Zusammenspiel der Bauteile gab, standen auch hier die Experten des Start-ups mit Rat und Tat zur Verfügung.

Am Ende sind sich die beiden Organisatoren KSB Coesfeld und sportstaetten.digital einig: Diese Kooperation schafft Mehrwerte und deshalb führen beide Parteien diese gerne über das Förderprojekt in 2023 hinaus weiter. Denn das Thema Digitalisierung von Sportvereinen und Sportstätten nimmt gerade erst Fahrt auf.